Tout d’abord, qu’est ce que la régularisation des charges ? qui paie quoi ? Comment régularise-t-on ? A quel moment ?
C’est la différence entre les provisions sur charges que paient un locataire et ce qu’il doit réellement. En effet, la plupart des locataires paye, en plus de leur loyer, des provisions sur charges, c’est-à-dire une avance sur charges. En finalité, le montant réel des charges peut être différent (supérieur ou inférieur au montant des provisions). C’est pour cela que chaque année, le propriétaire doit régulariser : il apure ses charges. La liste des charges récupérables est limitativement énumérée et s’applique aux locations nues, aux colocations ou aux locations meublées dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014, les charges locatives n’ont pas à être régularisées si elles sont déterminées dans le contrat de bail sous la forme d’un forfait. Elles ne seront pas non plus régularisées avant cette date si cela était noté dans le bail. En général, le syndic envoie un arrêté de comptes, après son assemblée générale annuelle, à ses copropriétaires. Cet arrêté doit normalement mentionner la part des charges incombant au propriétaire bailleur et celle incombant au locataire. A partir de cet arrêté, le propriétaire compare le total des provisions versées par son locataire sur l’année et les charges réelles lui incombant. Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire reverse le trop-perçu au locataire ; dans le cas contraire, il demande un complément. Avec gererseul.com, cette régularisation est simple, il suffit de cliquer sur « saisir une dépense », choisir dans le menu déroulant « apurement des charges », saisir le montant des charges récupérables (la part du locataire) et la période correspondante, le calcul se fait automatiquement et le courrier est généré de suite. Il n’y a plus qu’à l’adresser à votre locataire. Le propriétaire bailleur a le droit d’effectuer cette régularisation des charges de manière rétroactive sur 3 ans (depuis ALUR). Le locataire peut également, dans le même délai, réclamer un trop payé. Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié par la communication :
- de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.
- du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.
Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le bailleur doit en outre communiquer au locataire :
- le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)
- le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.
- et une note d’information sur les modalités de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.
Pendant les 6 mois suivant l’envoi du décompte, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l’ensemble de ces pièces. Si la régularisation n’a pas été effectuée dans l’année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois. Liste des charges récupérables : Ascenseurs et monte-charge : Certaines dépenses relatives à l’ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire notamment :
- l’électricité
- l’exploitation (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d’un dossier par l’entreprise d’entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
- la fourniture de produits ou petits matériel d’entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d’éclairage de la cabine)
- les menues réparations de la cabine (changement boutons d’envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques), et des fusibles.
Eau froide, eau chaude et chauffage collectif : Certaines dépenses relatives à l’eau et au chauffage sont récupérables sur le locataire notamment :
- eau froide et chaude de l’ensemble des occupants
- eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes, y compris la station d’épuration
- eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs
- produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau
- fourniture d’énergie quelle que soit sa nature
- exploitation des compteurs généraux et individuels et à l’entretien des épurateurs de fumée
- réparation des fuites sur joints.
Installations individuelles : Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment :
- le chauffage et la production d’eau chaude
- ainsi que la distribution d’eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d’eau).
Parties communes intérieures : Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l’immeuble concernent notamment celles relatives:
- à l’électricité
- à la fourniture de produits d’entretien (balais et sacs nécessaires à l’élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection
- à l’entretien de la minuterie, des tapis, de vide-ordures
- à la réparation des appareils d’entretien de propreté tels que l’aspirateur
- aux frais de personnel d’entretien.
Espaces extérieurs : Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d’exploitation et d’entretien des :
- voies de circulation
- aires de stationnement
- abords des espaces verts
- et équipement de jeux pour enfants
Taxes et redevances : Les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment :
- la taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères
- la taxe de balayage
- la redevance assainissement
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