Qui dit paiement d’un loyer dit quittance de loyer. Mais qu’est-ce que précisément une quittance de loyer ? Quand doit-elle être envoyée ? Est-elle obligatoire ?
La nuance est subtile : la délivrance d’une quittance de loyer à un locataire n’est pas obligatoire à proprement parler. Elle ne le devient qu’à partir du moment où le locataire en fait la demande. Celui-ci a donc intérêt à formuler sa demande par écrit pour éviter tout litige futur.
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
La quittance de loyer est le document par lequel le propriétaire reconnaît que son locataire a bien réglé le montant du loyer et des charges. Ce document, papier ou numérique, est donc envoyé au locataire lorsque le propriétaire a encaissé le loyer dans son intégralité, ainsi que le montant des charges.
La délivrance d’une quittance de loyer peut être demandée pour toutes sortes de baux : bail d’habitation meublé ou non meublé, bail mobilité, bail commercial, etc.
A quoi sert une quittance de loyer ?
Pour le locataire, la quittance de loyer est un document très important. Il démontre qu’il a bien réglé son loyer et pourra donc servir de justificatif en cas de litige futur avec le propriétaire.
La quittance peut également être utilisée comme justificatif de domicile auprès de l’administration, quand il s’agit de renouveler ses papiers d’identité par exemple, et auprès de différents organismes, notamment pour demander une aide au logement.
Lorsqu’il en fait la demande au propriétaire, le locataire n’a pas à justifier son besoin. Dans la location immobilière, la quittance de loyer va de soi. Il est recommandé au locataire de faire sa demande écrite par courrier recommandé avec accusé de réception.
Quelles informations donne une quittance de loyer ?
Le propriétaire est donc tenu d’adresser au locataire une quittance de loyer. Il n’existe pas de modèle officiel.
La quittance de loyer peut être rédigée sur papier libre par le propriétaire ou faire l’objet d’un simple mail. L’usage veut que l’on respecte la forme demandée par le locataire.
Il doit obligatoirement figurer sur la quittance :
- les nom et prénom du locataire,
- l’adresse du logement loué,
- les nom et prénom du propriétaire accompagnés de son adresse,
- la période de paiement concernée (généralement le mois passé) précisée par une date de début et une date de fin
- le montant du loyer hors charges,
- le montant des charges locatives,
- la date d’envoi du document.
Dans le cas d’une colocation à baux multiples, une quittance doit être réalisée pour chacun des colocataires.
Le propriétaire peut-il refuser de délivrer une quittance ?
Si le locataire a bien réglé son loyer et ses charges, le propriétaire est tenu de lui faire parvenir une quittance de loyer. S’il n’agit pas en ce sens, le locataire doit la réclamer. Il pourra :
- envoyer une mise en demeure au propriétaire via un courrier recommandé avec accusé de réception,
- saisir le tribunal d’instance pour obtenir une injonction contre le propriétaire. Le juge pourra en outre décider d’une amende pour le propriétaire,
- demander des dommages et intérêts si l’absence de quittance lui a causé un préjudice.
En savoir plus sur la quittance de loyer
Le format de la quittance (papier ou numérique) et le mode de réception (par mail ou par courrier) doivent être précisées par le locataire dans sa demande initiale adressée par courrier.
Le propriétaire doit veiller à n’envoyer la quittance que s’il a bien encaissé le paiement de la totalité du loyer et des charges. Sur le plan juridique, la quittance de loyer est la reconnaissance de la réception du paiement. Il ne faut donc surtout pas anticiper l’envoi de la quittance, car si le locataire refuse de payer ensuite, la loi sera de son côté.
Dans le cas où le locataire n’a réglé qu’une partie du loyer, le propriétaire ne doit pas lui envoyer de quittance, mais seulement un reçu : ce document indiquera seulement que le propriétaire a reçu une somme du locataire sans distinguer s’il s’agit d’une partie du loyer ou des charges. Le mot “quittance” ne doit surtout pas figurer sur le reçu.
Si le locataire a demandé à ce que la quittance de loyer lui soit envoyée par courrier, les frais d’expédition sont à la charge du propriétaire. Celui-ci ne doit en aucun cas les faire payer au locataire (ni lui faire payer d’éventuels “frais de gestion”). En outre, le propriétaire ne peut pas demander au locataire de se déplacer pour recevoir sa quittance. Celle-ci doit parvenir au domicile du locataire.
Un locataire est en droit de demander des quittances de loyer même lorsqu’il n’occupe plus le logement.
En aucun cas un appel de loyer ne peut faire office de quittance, et ce pour une raison très simple : l’appel de loyer est demandé avant le paiement, alors que la quittance est envoyée après la réception du paiement.
Une attestation de loyer est également un document qu’il faut distinguer de la quittance de loyer.
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