La quittance de loyer est un document sur lequel sont indiquées les sommes versées par votre locataire pour la période concernée. En tant que propriétaire, vous n’êtes pas obligé de délivrer une quittance de loyer à votre locataire chaque mois sauf si ce dernier vous en fait la demande.
Quittance de loyer : définition et intérêts
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
La quittance de loyer est un document que vous, propriétaire, envoyez à votre locataire afin d’attester que ce dernier s’est bien acquitté du montant du loyer (et des charges) prévu dans le contrat de location.
Attention : il ne faut confondre la quittance de loyer avec l’appel de loyer qui sert lui à rappeler au locataire qu’il est redevable du loyer. L’avis d’échéance de loyer est envoyé avant la date d’exigibilité du loyer alors que la quittance de loyer est envoyée après que le locataire ait payé son loyer comme nous le rappelons dans notre vidéo ci-dessous.
Quel est l’intérêt de la quittance de loyer ?
La quittance de loyer sert principalement à votre locataire. En effet, ce dernier pourra s’en servir :
- Pour prouver, en cas de litiges, qu’il a bien effectué le règlement des sommes dues (loyer et charges) ;
- Pour réaliser certaines démarches (ex : lors du renouvellement de sa carte d’identité) puisque la quittance de loyer est aussi considérée comme un justificatif de domicile. Ce document est aussi nécessaire pour l’obtention d’une aide au logement dans le futur.
Quittance de loyer : les obligations du propriétaire vis à vis de son locataire
La plupart des bailleurs envoie chaque mois cette quittance de loyer à leurs locataires. Une bonne initiative, même si elle n’est pas légalement obligatoire. En effet, l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, note que « le propriétaire est obligé de fournir au locataire une quittance de loyer si ce dernier en fait la demande ».
L’Institut national de la consommation (INC) indique, de son côté, que « la remise de quittances par le bailleur n’est pas automatique. Elle n’est obligatoire que si le locataire les réclame. Le bailleur ou son mandataire est alors tenu de la transmettre gratuitement car aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés ».
Une clause du bail faisant supporter au locataire des frais d’expédition de la quittance de loyer (ex : l’achat d’un timbre) serait donc abusive et considérée comme nulle. Pour découvrir les clauses du bail jugées abusives par la loi, vous pouvez consulter notre dossier : « Contrat de location : contenu, durée, clauses abusives, résiliation ».
Vous êtes donc obligés, propriétaires, de transmettre une quittance de loyer à votre locataire dès que celui-ci vous en fait la demande et qu’il s’est bien-sûr acquitté des montants du loyer et des charges dus, comme indiqué dans notre vidéo ci-dessous.
Sachez que même s’il a quitté le logement, le locataire est en droit de vous réclamer une quittance pour tous les mois qu’il a passé dans le logement et pour lesquels les paiements des loyers et des charges ont bien été effectués.
Contenu de la quittance de loyer
La quittance de loyer détaille les sommes versées par votre locataire.
Pour que votre quittance de loyer soit valable vous devrez y indiquer :
- l’identité (son nom et prénom) et l’adresse de votre locataire ;
- Votre identité et votre adresse ;
- La date d’envoi de la quittance ;
- La période pour laquelle le locataire s’est acquitté de ces sommes (généralement vous indiquez le mois et l’année concernés) ;
- Les montants du loyer et des charges réglés par le locataire, qui devront être indiqués séparément (une ligne par élément).
Si vous faites appel à un administrateur de biens, c’est évidemment ce professionnel qui s’en chargera.
Quand et comment envoyer la quittance de loyer ?
Lorsque votre locataire vous a demandé de lui envoyer une quittance de loyer chaque mois, le mieux est de lui adresser la quittance dès que vous aurez reçu le paiement des sommes dues.
Généralement, les propriétaires-bailleurs envoient directement la quittance de loyer par courrier à leur locataire.
Vous pouvez également envoyer la quittance, par voie dématérialisée, à votre locataire si ce dernier vous donne son accord.
Bon à savoir : nous proposons un service d’envoi automatique de vos quittances de loyer à vos locataires. Dès que votre locataire aura payé son loyer il recevra automatiquement une quittance chaque mois. Pour cela créez votre compte et devenez abonné.
Que faire si mon locataire n’a pas payé son loyer ?
Si votre locataire ne s’acquitte que d’une partie du loyer ou des charges, vous ne devrez pas lui remettre une quittance de loyer mais plutôt un simple reçu faisant état des sommes réellement versées par votre locataire.
Pour résumé, votre locataire ne recevra sa quittance de loyer qu’une fois qu’il vous aura versé le montant du loyer (et des charges).
D’ailleurs, si votre locataire est régulièrement l’auteur d’impayés de loyers, sachez qu’il existe différentes solutions que nous détaillons dans notre dossier : « Mon locataire ne paie pas son loyer, que faire ? ».
Délivrez-vous une quittance de loyer chaque mois à votre locataire ou uniquement lorsque ce dernier vous en fait la demande ? N’hésitez pas à réagir dans l’espace commentaire.