L’état des lieux de sortie constitue une étape décisive dans toute relation locative. Ce document, qui marque la fin d’un bail, détermine les conditions de restitution du dépôt de garantie et répartit équitablement les responsabilités entre propriétaire et locataire. Réalisé avec rigueur, il prévient les litiges et garantit une séparation sereine. Comprendre son cadre légal, son déroulement et ses enjeux financiers s’avère donc essentiel, que vous soyez bailleur ou locataire. Dans ce guide complet mis à jour en 2025, nous vous présentons tout ce qu’il faut savoir pour aborder sereinement votre état des lieux de sortie.
Le cadre légal de l’état des lieux de sortie
L’état des lieux de sortie est un document qui décrit l’état du logement et de ses équipements lorsque le locataire quitte définitivement le logement, et doit être fait lors de la remise des clés. Bien que la loi n’impose pas strictement sa réalisation, son importance pratique et juridique en fait une étape incontournable de toute location immobilière.
Le décret du 30 mars 2016 fixe les mentions obligatoires qui doivent figurer sur tout état des lieux conforme. Ces mentions incluent le type d’état des lieux, la date et la localisation, l’identité complète des parties, la description détaillée de chaque pièce, l’inventaire des clés et les relevés de compteurs.
Pour l’état des lieux de sortie spécifiquement, il faut ajouter l’adresse du nouveau domicile du locataire, la date de l’état des lieux d’entrée et l’évolution constatée de chaque pièce ou partie du logement. Cette documentation précise permet la comparaison objective avec l’état initial du bien.
L’état des lieux doit être fait au moment de la libération des lieux ou très peu de temps après, dans de bonnes conditions d’éclairage. Il peut être réalisé à l’amiable entre les parties ou, en cas de désaccord, par l’intervention d’un commissaire de justice. La loi encourage l’utilisation de photos ou vidéos pour documenter l’état des lieux, renforçant ainsi sa valeur probante.
Les conséquences d’un état des lieux de sortie non réalisé
L’absence d’état des lieux de sortie n’est pas sans conséquences juridiques et financières pour les deux parties. Selon le Code civil, en l’absence de ce document, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état et doit le rendre dans le même état. Cette présomption légale crée des situations très différentes selon la position de chacun.
Pour le propriétaire, les conséquences sont particulièrement défavorables. Sans état des lieux de sortie, le logement est présumé avoir été restitué en bon état de réparations locatives. Le bailleur doit alors restituer le dépôt de garantie dans un délai d’un mois après le départ du locataire. S’il constate des dégradations ultérieurement, la charge de la preuve lui incombe entièrement, ce qui devient extrêmement difficile sans document contradictoire établi au moment de la sortie.
Pour le locataire, bien que la présomption légale lui soit a priori favorable, l’absence d’état des lieux comporte également des risques. Sans document officiel attestant de l’état du logement à son départ, le locataire peut rencontrer des difficultés à prouver qu’il a bien rendu le bien en bon état si le propriétaire conteste ultérieurement et tente de retenir tout ou partie du dépôt de garantie.
Les complications juridiques qui en découlent peuvent générer des coûts supplémentaires pour les deux parties : procédures contentieuses, frais d’avocat, recours à un commissaire de justice et perte de temps considérable. La charge de la preuve devient alors le principal enjeu, chaque partie devant constituer un dossier solide pour faire valoir ses droits devant les instances de conciliation ou le tribunal.
Comment se déroule l’état des lieux de sortie ?
L’état des lieux de sortie se déroule selon un protocole précis qui garantit son caractère contradictoire. Le locataire et le propriétaire (ou son représentant) doivent être présents pour examiner ensemble chaque élément du logement. Cette visite conjointe, qui dure généralement entre une et deux heures selon la taille du bien, permet d’éviter les contestations ultérieures.
La procédure commence par la vérification de chaque pièce dans l’ordre, en comparant systématiquement l’état actuel avec l’état des lieux d’entrée. Les participants examinent les sols, murs, plafonds, portes, fenêtres, équipements sanitaires, installations électriques et tous les équipements mentionnés au bail. Chaque anomalie doit être consignée avec précision, en indiquant sa nature, son emplacement et son ampleur.
La documentation photographique ou vidéo peut compléter utilement l’état des lieux écrit. Ces preuves visuelles s’avèrent particulièrement utiles en cas de litige ultérieur, car elles offrent une traçabilité objective de l’état du bien à la date de sortie.
Les compteurs d’eau, d’électricité et de gaz doivent être relevés et consignés dans le document. L’inventaire complet des clés remises est également vérifié : clés d’entrée, de boîte aux lettres, de cave ou de parking selon ce qui a été fourni initialement.
Le document final doit être signé par les deux parties. Chacune en conserve un exemplaire, qui pourra servir de preuve en cas de désaccord ultérieur sur les retenues éventuelles du dépôt de garantie. Si l’une des parties refuse de signer ou n’est pas présente, il est possible de faire appel à un commissaire de justice qui établira un constat locatif. Celui-ci doit convoquer les parties par lettre recommandée avec accusé de réception au moins sept jours à l’avance, faute de quoi la partie ayant pris l’initiative ne pourra exiger le partage des frais.
Dégradations vs usure normale : faire la distinction
La distinction entre dégradations imputables au locataire et usure normale constitue souvent le point de friction principal lors d’un état des lieux de sortie. Le décret du 30 mars 2016 définit la vétusté comme l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement du logement.
L’usure normale correspond à la détérioration naturelle et progressive résultant d’un usage conforme à la destination des lieux. Elle se manifeste par exemple par le jaunissement des peintures après plusieurs années, l’usure des revêtements de sol dans les zones de passage fréquent, ou le ternissement de la robinetterie. Ces dégradations, inhérentes au temps qui passe, restent à la charge du propriétaire même si elles concernent des réparations locatives.
Les dégradations imputables résultent quant à elles d’un défaut d’entretien, d’une négligence ou d’un usage inapproprié du logement. On peut citer les trous dans les murs non rebouchés, les taches importantes sur la moquette, les équipements cassés par mauvais usage, ou encore les carrelages fissurés suite à un choc. Ces détériorations anormales incombent au locataire.
Pour objectiver cette distinction, la grille de vétusté permet de déterminer la durée de vie des matériaux et équipements. Bien qu’aucune grille officielle gouvernementale n’existe, il est obligatoire d’utiliser une grille provenant d’un accord collectif établi par la Commission nationale de concertation. Les grilles des offices HLM ou de l’OPAC de Paris sont fréquemment utilisées.
Chaque grille fixe pour chaque élément une durée de vie théorique, une franchise (période pendant laquelle l’équipement ne se déprécie pas), un taux d’abattement annuel et une part résiduelle minimale. Par exemple, pour une peinture intérieure, la grille peut prévoir une durée de vie de 10 ans avec une franchise d’un an et un taux d’abattement de 15% par an. Un locataire présent 7 ans verra ainsi 90% des frais de réfection pris en charge par le propriétaire au titre de l’usure normale, ne laissant que 10% à sa charge correspondant à la valeur résiduelle.
Le dépôt de garantie : restitution et retenues
Le dépôt de garantie, limité à un mois de loyer hors charges pour une location vide et deux mois pour un meublé, sert à couvrir les éventuels manquements du locataire. Sa restitution obéit à des règles strictes qui protègent les deux parties.
Si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, le propriétaire dispose d’un mois pour restituer intégralement le dépôt de garantie, à compter de la remise des clés. Ce délai court dès la restitution effective des clés et non à la fin du préavis.
En présence de dégradations constatées, le propriétaire dispose de deux mois pour restituer le dépôt de garantie diminué du coût des réparations. Ces retenues doivent impérativement être justifiées par des documents probants : état des lieux de sortie détaillé, devis d’artisans ou factures des travaux effectués. Un simple devis ou une estimation ne suffit pas – des factures sont exigées.
Le propriétaire peut retenir les sommes correspondant aux loyers ou charges impayés, aux dégradations excédant l’usure normale, et aux réparations locatives non effectuées. Toutefois, la notion de vétusté doit impérativement être prise en compte pour calculer la part réellement imputable au locataire.
En cas de non-restitution dans les délais prévus, le dépôt de garantie est majoré d’une somme égale à 10% du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé. Cette pénalité, introduite par la loi ALUR, s’applique automatiquement dès le premier jour de retard, sauf si le locataire n’a pas communiqué sa nouvelle adresse lors de la remise des clés.
Pour les logements en copropriété, le propriétaire peut conserver au maximum 20% du dépôt de garantie jusqu’à la réception de l’arrêté des comptes de charges par le syndic, afin de régulariser les charges récupérables.
En cas de litige sur les retenues, le locataire peut saisir gratuitement la commission départementale de conciliation, puis éventuellement le tribunal judiciaire. La conservation de tous les documents (état des lieux, photos, correspondances) s’avère alors déterminante.
Conseils pratiques pour un état des lieux de sortie réussi
Pour les locataires, la préparation commence plusieurs semaines avant le départ. Un nettoyage approfondi de toutes les pièces, le rebouchage des petits trous, le détartrage des robinetteries et l’entretien des joints constituent le minimum attendu. Vérifiez que tous les équipements fonctionnent correctement : robinets, interrupteurs, volets, serrures.
Conservez précieusement votre exemplaire de l’état des lieux d’entrée et préparez vos propres photographies datées du logement avant la visite. Ces preuves vous seront utiles en cas de désaccord. Prévoyez d’être disponible le jour de la visite, même si vous pouvez vous faire représenter. Votre présence permet de discuter immédiatement des points litigieux et de trouver des accords.
N’oubliez pas de transmettre votre nouvelle adresse au propriétaire : c’est une obligation légale qui conditionne les délais de restitution du dépôt de garantie. Préparez également tous vos justificatifs de réparations ou d’entretien effectués pendant la location.
Pour les propriétaires, l’objectivité et la documentation rigoureuse sont essentielles. Munissez-vous de l’état des lieux d’entrée, d’un appareil photo ou d’un smartphone pour documenter les éventuelles dégradations, et d’un mètre si nécessaire. Restez factuel dans vos constats et évitez les appréciations subjectives.
Distinguez clairement l’usure normale des dégradations réelles. Un locataire présent depuis plusieurs années n’a pas à assumer le remplacement d’équipements vétustes. Si vous envisagez des retenues, obtenez rapidement des devis détaillés d’artisans pour justifier les montants.
Adoptez une approche collaborative plutôt que conflictuelle : la plupart des locataires sont de bonne foi, et un dialogue constructif évite souvent les procédures contentieuses coûteuses en temps et en argent.
Les erreurs courantes à éviter incluent la réalisation de l’état des lieux dans la pénombre, l’absence de comparaison systématique avec l’état d’entrée, l’oubli de vérifier le fonctionnement des équipements, ou encore la précipitation lors de la visite. Prenez le temps nécessaire pour examiner chaque élément méthodiquement.
Litiges et recours possibles
Malgré toutes les précautions, des désaccords peuvent survenir concernant l’état du logement ou les retenues sur le dépôt de garantie. Plusieurs niveaux de recours permettent de résoudre ces conflits.
La première étape consiste toujours à privilégier le dialogue direct entre les parties. Un échange courtois, accompagné d’arguments factuels et de preuves (photos, documents), permet souvent de dénouer la situation sans procédure formelle.
Si aucun accord n’est trouvé, la commission départementale de conciliation constitue une solution gratuite et rapide. Chaque département dispose de cette instance qui peut être saisie par l’une ou l’autre des parties. La commission examine le dossier et propose une solution amiable. Bien que ses recommandations ne soient pas contraignantes, elles permettent fréquemment de résoudre le litige.
En cas d’échec de la conciliation, le recours au tribunal judiciaire devient nécessaire. Le locataire ou le propriétaire peut saisir le tribunal du lieu de situation du logement. La procédure, plus formelle et potentiellement coûteuse, nécessite la constitution d’un dossier solide : état des lieux d’entrée et de sortie, photographies, devis, factures, correspondances échangées.
La conservation rigoureuse de toutes les preuves s’avère donc capitale dès le début de la location. Certaines assurances habitation incluent une protection juridique qui peut prendre en charge les frais de procédure et l’assistance d’un avocat.
Le délai de prescription pour agir est de trois ans à compter du jour où le dépôt de garantie aurait dû être restitué. Au-delà, aucun recours n’est plus possible.
L’état des lieux de sortie représente bien plus qu’une simple formalité administrative : c’est un instrument de protection mutuelle qui garantit l’équité entre propriétaire et locataire. Sa réalisation méthodique, dans le respect du cadre légal établi par la loi ALUR, prévient l’immense majorité des litiges et sécurise la relation locative jusqu’à son terme.
La transparence, la documentation rigoureuse et le respect mutuel constituent les clés d’un état des lieux réussi. Propriétaires et locataires ont tout intérêt à aborder cette étape avec rigueur et bienveillance, en s’appuyant sur les outils légaux disponibles comme la grille de vétusté.
En cas de doute sur vos droits ou obligations, n’hésitez pas à consulter les organismes spécialisés comme l’ANIL (Agence Nationale pour l’Information sur le Logement) ou à solliciter l’accompagnement d’un professionnel de l’immobilier pour sécuriser cette étape cruciale de votre parcours locatif.