Régularisation des charges : mon locataire ne veut pas payer le complément qu’il me doit, que faire ?

La fin du bail d’un locataire coïncide rarement avec l’arrêté des comptes annuels de la copropriété, nécessaire pour pouvoir régulariser ses charges. Dans certains cas, le locataire partant est alors censé, le cas échéant, verser au bailleur, après son départ, un complément de charges. Mais certains s’y refusent. Que pouvez-vous faire pour récupérer la somme due ?

Tout au long du contrat de location, votre locataire doit normalement vous verser chaque mois un loyer assorti d’une provision pour charges.

Exception : dans le cas d’un contrat de location meublée vous avez aussi la possibilité de demander à votre locataire un loyer comprenant directement le montant des charges.

La provision pour charges doit obligatoirement faire l’objet, une fois par an, d’une régularisation que nous détaillons dans notre dossier : « Régulariser mes charges locatives : lesquelles ? Quand et comment ? ».

A l’issue de la régularisation, deux cas de figure peuvent survenir :

1. vous devez de l’argent à votre locataire car vous avez surévalué la provision pour charges ;
2. c’est votre locataire qui vous doit de l’argent car le total des provisions mensuelles s’avère inférieur au total annuel des charges récupérables.

Il est très fréquent que vous ne puissiez pas réaliser la régularisation annuelle des charges avant le départ de votre locataire. C’est notamment le cas si votre logement se trouve au sein d’une copropriété.

En effet, au sein d’une copropriété, ce n’est pas vous, propriétaire, qui choisissez la date de la régularisation annuelle des charges. C’est le syndic de copropriété qui s’en charge une fois par an, à date fixe. La plupart du temps, cette régularisation n’intervient pas au moment où votre locataire s’en va.

Quand la régularisation intervient plusieurs mois après le départ du locataire et que vous vous trouvez dans le deuxième cas évoqué plus haut, il vous faut donc réclamer à votre ancien locataire le complément des charges dues.

Que pouvez-vous faire si votre locataire refuse de payer ce qu’il vous doit ?

En préambule, rappelons que par mesure de sécurité – vous avez le droit, propriétaire, de conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie lors du départ de votre locataire.

Le cas échéant, une fois la régularisation annuelle effectuée, cette somme pourra servir à régler le reliquat restant dû. Et si le montant du dépôt de garantie conservé est trop élevé alors vous devrez reverser le montant restant à votre ancien locataire.

Au contraire si les 20 % conservés du dépôt de garantie ne suffisent pas à couvrir les charges dues, il ne vous reste plus qu’à demander à votre ancien locataire de vous régler le complément nécessaire. S’il refuse, plusieurs démarches peuvent être envisagées.

Important : vous disposez de trois ans à partir de la régularisation annuelle des charges pour réclamer à votre locataire le paiement des sommes dues.

Prouver que votre locataire vous doit un complément de charges

Normalement, vous devez adresser à votre locataire un décompte des différentes charges triées par nature, un mois avant la régularisation des charges.  Ce décompte doit indiquer toutes les provisions que votre locataire vous a versées ainsi que la méthode utilisée pour répartir ces charges entre les différents locataires présents au sein de l’immeuble.

Bien entendu, les charges dues par votre locataire doivent être calculées au prorata de la durée d’occupation du locataire. Vous devez aussi joindre une note d’information sur les méthodes de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire. Toutes les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition de votre locataire pendant six mois, pour vérification.

La loi du 6 juillet 1989 ne définit pas ces pièces justificatives. Mais il est souvent recommandé de mettre à disposition de votre locataire certains documents comme par exemple le budget prévisionnel, les factures, les contrats d’entretiens, de fourniture et d’exploitation en cours ainsi que leurs avenants.

Envoyez-lui, en recommandé avec accusé de réception, une mise en demeure de régler ce qu’il vous doit.

Faire appel à la Commission de conciliation

Sans réponse de la part de votre locataire, vous pouvez demander à la Commission départementale de conciliation (par lettre recommandée avec accusé de réception) de vous aider à résoudre ce problème. Son avis n’est que consultatif, mais il peut parfois inciter le locataire à respecter ses devoirs.

S’adresser au tribunal d’instance (TI)

Si vous n’arrivez toujours pas à résoudre ce conflit avec votre locataire, vous pouvez vous tourner vers le tribunal d’instance (TI) du lieu où est situé votre logement loué. Le juge d’instance pourra alors décider une « injonction de faire », pour obliger votre locataire à régulariser sa dette.

Important : sachez que si vous n’avez pas procédé aux régularisations annuelles de charges les années précédentes, vous pouvez le faire pour les deux exercices précédents puisque le délai de prescription est de trois ans. Si le cumul des arriérés de charges dus par votre locataire est important, il est sage de lui proposer un paiement échelonné. De plus, votre locataire est en droit d’obtenir l’échelonnement du paiement sur 12 mois comme l’indique la loi Alur.

Attention : le juge peut refuser une régularisation de charges tardive s’il considère que cette régularisation est déloyale, brutale et consécutive d’une faute du bailleur dans l’exécution du contrat (ex : votre locataire vous a demandé de régulariser les charges mais sa demande est restée sans réponse de votre côté).

Avez-vous déjà été confronté à un locataire refusant de vous verser le complément de charges normalement dû ? N’hésitez pas à nous partager votre expérience en commentaire.