Régulariser mes charges locatives : lesquelles ? Quand et comment ?

Lorsque vous signez un bail, vous déterminez un montant « loyer + charges ». Ces dernières représentent en réalité une provision mensuelle qu’il faudra régulariser en fin d’année. Détails sur la marche à suivre.

Les charges locatives, qu’on appelle également charges récupérables, sont des dépenses réglées initialement par vous, propriétaire, mais que vous pouvez vous faire rembourser par le locataire. L’estimation de ces charges locatives, exigibles par fractions mensuelles, implique donc, une fois par an, une régularisation.

Important : dans une colocation ou une location meublée dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014, les charges locatives n’ont pas à être régularisées si elles figurent sous forme de forfait dans le contrat de bail.

Respectez la liste des charges récupérables

C’est un décret n° 87-713 qui détaille la liste des charges que vous pouvez facturer à votre locataire.

Certaines dépenses relatives à l’eau et au chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :

  • l’eau froide et l’eau chaude de l’ensemble des occupants ;
  • l’eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes, y compris la station d’épuration ;
  • l’eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs ;
  • les produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau ;
  • la fourniture d’énergie, quelle que soit sa nature ;
  • l’exploitation des compteurs généraux et individuels et l’entretien des épurateurs de fumée ;
  • la réparation des fuites sur joints.

Certaines dépenses relatives à l’ascenseur peuvent également être répercutées sur le locataire notamment :

  • l’électricité ;
  • l’exploitation (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d’un dossier par l’entreprise d’entretien mentionnant les visites techniques, incidents) ;
  • la fourniture de produits ou les petits matériels d’entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d’éclairage de la cabine) ;
  • les petites réparations de la cabine (changement de boutons d’envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques), et des fusibles.

Certaines dépenses concernant les parties communes intérieures restent à la charge du locataire, comme celles en lien avec :

  • l’électricité ;
  • la fourniture de produits d’entretien (balais et sacs nécessaires à l’élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection ;
  • l’entretien de la minuterie, des tapis, de vide-ordures ;
  • la réparation des appareils d’entretien de propreté tels que l’aspirateur ;
  • les frais de personnel d’entretien.

Certaines dépenses concernant les parties communes extérieures restent à la charge du locataire, comme celles relatives aux :

  • voies de circulation ;
  • aires de stationnement ;
  • abords des espaces verts ;
  • équipements de jeux pour enfants.

Des taxes et redevances sont aussi récupérables :

  • la taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères ;
  • la taxe de balayage ;
  • la redevance assainissement.

Envoyez les documents au locataire, avant la régularisation

Une fois par an, vous devez donc adresser un décompte à votre locataire, détaillant chaque poste de dépenses. Ce document doit lui être envoyé un mois avant la régularisation des charges, lui notifiant le montant trop perçu (qu’il vous faudra lui rembourser) ou le reste à payer, déduction faite de l’avance déjà effectuée au fil des mois. Si le logement est dans une copropriété, vous devez en plus envoyer à votre locataire le mode de répartition entre locataires, ainsi qu’une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude.

Tenez les justificatifs à disposition de votre locataire

Vous devez tenir les pièces justificatives (factures, contrats d’entretien) à la disposition de votre locataire pendant un délai de 6 mois à compter de l’envoi de votre décompte. Vous devez aussi pouvoir lui fournir :

  • les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ;
  • le budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Attention : si vous oubliez d’effectuer cette régularisation des charges dans l’année suivant leur exigibilité, votre locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

En tout état de cause, même si une partie des charges est récupérable sur vos locataires, portez une attention toute particulière à ces dernières car elles peuvent grever considérablement le rendement de vos investissements. N’hésitez pas à effectuer des contrôles !

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