L’avis d’échéance de loyer : tout comprendre

Patrick Chappey

Avis d’échéance de loyer : définition, obligations et modèle pratique

Souvent utilisé par les propriétaires bailleurs pour encadrer la relation locative, l’avis d’échéance est un document destiné à rappeler au locataire le montant et la date du loyer à venir. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une obligation légale, sa remise régulière constitue une bonne pratique fortement recommandée en gestion locative. Cet article vous explique ce qu’est un avis d’échéance, ce qu’il doit contenir, comment l’envoyer, et vous propose un modèle prêt à l’emploi à adapter selon votre situation.

Qu’est-ce qu’un avis d’échéance de loyer ?

Un avis d’échéance de loyer, parfois appelé appel de loyer, est un document que le bailleur adresse au locataire pour lui rappeler qu’il doit s’acquitter du loyer et des charges locatives à une date précise, conformément aux termes du contrat de location.

Cet avis prend généralement la forme d’un document écrit, transmis avant la date de paiement prévue, et mentionne de manière claire les montants dus, la période concernée ainsi que les éventuels ajustements (travaux, arriérés, régularisations…).

Bien que l’avis d’échéance ne soit pas imposé par la loi, il reste très courant dans la gestion locative, notamment pour formaliser les échanges et assurer un meilleur suivi des paiements entre propriétaire et locataire.

Quels éléments doivent figurer dans un avis d’échéance ?

Même s’il n’est pas juridiquement encadré, un avis d’échéance doit contenir un certain nombre d’informations pour être clair, utile et opposable en cas de litige. Voici les mentions indispensables à inclure dans chaque document envoyé au locataire :

  • Identité du bailleur (ou du gestionnaire) et identité du locataire ;
  • Adresse complète du bien loué ;
  • Mois et année concernés par l’échéance ;
  • Date d’exigibilité du loyer (généralement le 1ᵉʳ ou le 5 du mois) ;
  • Montant du loyer ;
  • Montant des charges, en précisant :
    • s’il s’agit de provisions (avec régularisation annuelle),
    • ou d’un forfait (cas fréquent en location meublée) ;
  • Éventuels arriérés de loyer ou de charges en cours ;
  • Éventuelles déductions liées à des travaux effectués par le locataire, remboursés sous forme d’abattement temporaire ;
  • Mention de gratuité : un avis d’échéance ne peut donner lieu à aucune facturation.

Ces éléments garantissent que le document peut servir de pièce justificative dans un dossier de contentieux ou lors de la mise en œuvre d’une procédure de recouvrement.

À quoi sert un avis d’échéance ?

L’avis d’échéance joue un rôle essentiel dans la gestion sereine d’une location. En informant à l’avance le locataire du montant et de la date du prochain paiement, il permet d’anticiper les retards, de formaliser les échanges et de prévenir les malentendus.

Il est aussi utile dans des cas particuliers, comme :

  • le remboursement de travaux réalisés par le locataire ;
  • la présence d’un loyer partiel ou ajusté (abattement temporaire) ;
  • la gestion d’un arriéré de paiement.

Mais surtout, l’avis d’échéance s’avère précieux dans une gestion 100 % dématérialisée. Grâce à des outils comme l’espace bailleur de Gererseul, il est possible de générer et envoyer automatiquement ces avis chaque mois, sous forme de PDF horodaté, directement via un tableau de bord dédié. Une fonctionnalité qui simplifie la gestion locative tout en assurant une traçabilité optimale.

Obligations et cadre juridique : gratuité, délais et preuve d’envoi

Même si l’avis d’échéance n’est pas obligatoire, il est encadré par certaines règles juridiques qu’il convient de connaître pour rester en conformité.

Gratuité du document

Conformément à l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, un bailleur ne peut facturer au locataire l’envoi d’un avis d’échéance. Cette gratuité est rappelée notamment à la suite de l’affaire UFC-Que Choisir contre Foncia, où le bailleur avait indûment réclamé des frais pour ce service. Si l’action de groupe a été rejetée, le principe d’interdiction de facturation a été confirmé par les pouvoirs publics.

Délais d’envoi conseillés

La loi ne fixe aucun délai précis pour l’envoi d’un avis d’échéance. Toutefois, il est recommandé d’adresser le document entre 5 et 7 jours avant la date d’exigibilité du loyer, afin de laisser au locataire une marge raisonnable pour organiser son paiement.

Preuves d’envoi

Même s’il ne s’agit pas d’un acte juridique, il peut être utile de conserver une trace de l’envoi pour anticiper toute contestation. Deux méthodes sont possibles :

  • Lettre simple ou recommandée avec accusé de réception, en cas de litige avéré ;
  • Email avec pièce jointe horodatée (PDF), via un espace bailleur en ligne comme celui de Gererseul, qui permet de tracer l’envoi automatiquement.

L’usage du numérique permet ainsi de combiner rapidité, économie et sécurité juridique, tout en respectant les obligations du bailleur.

Avis d’échéance, quittance et facture : différences pratiques

Il est essentiel de ne pas confondre l’avis d’échéance, la quittance de loyer et la facture, car chacun de ces documents répond à un usage distinct dans la relation bailleur-locataire.

  • L’avis d’échéance informe le locataire qu’un montant est dû à une date précise. Il n’a aucune valeur de preuve de paiement, mais il constitue une trace écrite de la dette locative à venir.
  • La quittance de loyer est émise après règlement intégral du loyer et des charges. Elle atteste que le locataire est à jour de ses paiements. Selon l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, elle doit être remise gratuitement à la demande du locataire.
  • La facture, quant à elle, est peu utilisée en location classique, mais peut exister dans certains contextes professionnels ou meublés gérés en société. Elle a une valeur comptable et peut être exigée pour des démarches administratives ou fiscales (par exemple en cas de logement utilisé partiellement à des fins professionnelles).

En résumé :

  • L’avis d’échéance sert à anticiper le paiement ;
  • La quittance à constater qu’il a bien été effectué ;
  • La facture est exceptionnelle dans un cadre locatif privé mais peut être sollicitée à des fins spécifiques.

Quand et comment envoyer un avis d’échéance ?

Même si la loi n’impose pas d’envoyer un avis d’échéance à une fréquence précise, il est recommandé de le faire chaque mois, quelques jours avant la date d’exigibilité du loyer, pour sécuriser la relation avec le locataire.

Plusieurs modes de transmission sont possibles :

1. Courrier postal

C’est la méthode la plus formelle. Elle peut être utile en cas de litige, notamment si elle est envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception.

Avantages : valeur juridique forte.

Inconvénients : coût, délai d’acheminement, peu écologique.

2. Email simple ou avec pièce jointe PDF

La solution la plus répandue aujourd’hui. Il est conseillé de toujours envoyer l’avis sous forme de fichier PDF non modifiable, pour garantir la fiabilité du contenu.

Avantages : rapide, traçable via l’envoi email.

Précautions : veillez au respect du RGPD (données personnelles du locataire) et conservez une copie de l’email horodaté.

3. Espace locataire via une plateforme de gestion

Gererseul propose un espace personnel en ligne permettant d’envoyer automatiquement chaque mois l’avis d’échéance au locataire.

Avantages : envoi automatisé, historique centralisé, preuves d’envoi conservées, gain de temps.

 Aucun inconvénient à signaler si le locataire accepte ce mode de communication.

Pour une gestion efficace, nous recommandons vivement l’envoi automatisé via l’outil Gererseul, qui allie sécurité, praticité et gain de temps pour le bailleur comme pour le locataire.

Rédiger un avis d’échéance pas à pas

Même si aucune norme ne régit strictement la forme d’un avis d’échéance, respecter une certaine structure permet de garantir la clarté et la lisibilité du document. Voici comment procéder, étape par étape.

Étape 1 : réunir les informations de base

Avant de commencer la rédaction, assurez-vous de disposer de toutes les données nécessaires :

  • Identité complète du bailleur et du locataire ;
  • Adresse du logement loué ;
  • Montant du loyer et des charges ;
  • Date d’exigibilité ;
  • Mois et année concernés ;
  • Éventuels arriérés ou déductions en cours.

Étape 2 : mettre en forme le document

Le document peut être rédigé dans un format libre (Word, Google Docs…), mais il est fortement recommandé de :

  • Le structurer de manière claire (titre, tableau récapitulatif, pied de page) ;
  • L’exporter en PDF non modifiable avant envoi, pour garantir son intégrité et éviter toute modification ultérieure.

Astuce : pensez à intégrer un en-tête avec le logo Gererseul ou votre nom/raison sociale si vous êtes bailleur indépendant.

Que faire si le loyer n’est pas réglé après l’avis ?

Malgré l’envoi d’un avis d’échéance clair et ponctuel, il peut arriver que le locataire ne règle pas son loyer à la date prévue. Voici la procédure recommandée pour réagir efficacement tout en respectant les délais légaux.

Étape 1 : relance amiable (J + 2)

Deux jours après la date d’échéance, envoyez une relance cordiale par email ou courrier simple pour rappeler l’oubli et inciter au règlement rapide. Un simple message bienveillant suffit souvent à débloquer la situation.

Étape 2 : mise en demeure (J + 15)

Si aucune réponse ni paiement n’a été reçu au bout de 15 jours, adressez une mise en demeure de payer par courrier recommandé avec accusé de réception. Celle-ci constitue une première preuve juridique dans un éventuel futur contentieux.

Étape 3 : commandement de payer (J + 45)

Passé un mois et demi sans règlement, vous pouvez mandater un huissier de justice pour délivrer un commandement de payer. Ce document, remis en main propre, constitue l’étape préalable obligatoire à une procédure d’expulsion.

Étape 4 : activation de la garantie loyers impayés (GLI)

Si vous avez souscrit une assurance loyers impayés, vous pouvez l’activer dès l’expiration du délai prévu au contrat (souvent 30 à 60 jours après la première échéance non réglée). Veillez à respecter les conditions de déclaration.

Est-il obligatoire d’envoyer un avis d’échéance ?

L’envoi d’un avis d’échéance n’est pas une obligation légale. Aucun texte de loi n’impose formellement au bailleur de fournir ce document à son locataire.

Cependant, dans les faits, la majorité des propriétaires y ont recours, car il s’agit d’une bonne pratique en gestion locative. Ce document permet :

  • de formaliser le rappel du loyer ;
  • d’anticiper les litiges ;
  • de garder une traçabilité des paiements.

De plus, il facilite la gestion automatisée du bien, surtout lorsqu’on utilise une solution numérique comme Gererseul.

Sources officielles et textes de référence

Voici les textes de référence à consulter pour aller plus loin :