Nous avons tous le sentiment d’être débordés par la « paperasse »… Il y a les lettres à écrire, les réponses à apporter à des demandes… et puis il y a ensuite l’archivage éventuel de ces documents – et d’autres – à assurer.
Rebutant pour nombre d’entre nous, ce classement et ce rangement de nos « papiers », sont pourtant primordiaux, encore plus lorsque l’on est un investisseur immobilier. En tant que bailleur, quels documents immobiliers devez-vous conserver et pendant combien de temps ? Réponses.
Dans des dossiers papier ou de manière dématérialisée, mais conservez !
Remarque préliminaire : il faut vivre avec son temps. Vous pouvez évidemment conserver des dossiers « papier », mais vous pouvez aussi archiver des dossiers dématérialisés sur un disque dur externe ou une clé USB, pour plus de sécurité. Cette dernière méthode de conservation est d’autant plus acceptée aujourd’hui que de plus en plus d’actes se réalisent désormais directement sur ordinateur, validés par des signatures électroniques.
À lire Innovations dans le financement immobilier pour les propriétaires
En tout état de cause, le papier et l’écriture à la main perdent du terrain. Nous avions signalé, dans notre actualité « La loi sur le Logement ELAN a été adoptée », que la mention manuscrite n’était plus nécessaire pour la caution. Auparavant, les personnes désignées « caution » devaient écrire à la main un long texte. Désormais, le garant n’a qu’à signer l’acte de caution. Il peut donc le faire électroniquement, sans se déplacer s’il est loin, et l’acte de caution conservé sur ordinateur.
Combien de temps faut-il conserver les documents ?
Il est prudent de garder certains documents parce qu’ils vont vous être utiles pour exercer un droit (celui de vous faire rembourser…) ou encore parce qu’ils vont servir de justificatifs auprès de l’administration fiscale ou judiciaire, de fournisseurs ou de tout autre partenaire.
Mais tout garder indéfiniment est contre-productif. Au final, les dossiers sont tellement épais que l’on ne s’y retrouve plus. Mieux vaut donc faire régulièrement le tri et ne garder que ce qui est nécessaire.
À lire Développements juridiques récents affectant les propriétaires immobiliers
La durée de conservation minimale varie selon le type de document. Bien entendu, votre bon sens vous dictera – à juste titre – de conserver plus longtemps que ces durées minimales des documents liés à un conflit et qui pourraient vous être réclamés des années plus tard… Il y a toujours des exceptions à la règle.
Tour d’horizon des délais conseillés :
- A conserver de manière permanente : le titre de propriété de vos biens immobiliers.
- A conserver pendant 10 ans : les factures travaux liées au gros œuvre.
- A conserver pendant toute la durée de location + 3 ans après la fin de celle-ci : les contrats de location, les états des lieux et les quittances de loyer.
- A conserver pendant la durée de la location + 1 an : tout courrier lié à la révision du loyer.
- A conserver pendant toute la durée du bail, jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie : l’inventaire du mobilier pour les locations meublées.
- A conserver pendant 5 ans : les factures d’eau, d’électricité et de gaz. Pourquoi ? Parce que c’est le délai légal dont vous disposez pour contester une facture. De leur côté, vos fournisseurs (publics ou privés) disposent, eux, de 2 à 4 ans pour vous réclamer une facture impayée. Même délai de conservation minimal pour les documents liés à la copropriété comme les preuves du paiement des charges, les lettres échangées avec votre syndic, les procès-verbaux des AG de copropriété, etc. A noter que ce délai a récemment évolué : avant le 25 novembre 2018, le délai d’action d’un copropriétaire envers la copropriété était de 10 ans ; il est passé à 5 ans. Les relevés de compte et les talons de chèque sont aussi à garder 5 ans.A conserver pendant 3 ans : les déclarations de revenus et les avis d’impôt sur le revenu, ainsi que tous les justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels). L’administration fiscale dispose, en effet, de ce délai pour vous demander des comptes et opérer, le cas échéant, un redressement. Attention : calculez ce délai à partir de l’année qui suit l’année d’imposition (par exemple, la déclaration de revenus 2017 est à conserver jusqu’à la fin 2020).
- A conserver pendant 2 ans : les factures liées aux petits travaux (changement de fenêtre, électricité, etc.), les attestations d’entretien annuel des chaudières, les preuves de restitution de matériel (box), les documents d’assurance comme les contrats, les avis d’échéance, les quittances, les courriers de résiliation ou encore les preuves de règlement, les contrats de prêt et autres justificatifs (à conserver pendant 2 ans après la dernière échéance).A conserver pendant 1 an et 8 jours : les chèques à encaisser. Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé, mais la dette reste due.
- A conserver pendant 1 an : les factures de téléphonie (fixe et mobile) et d’internet, les certificats de ramonage, les avis d’impôts locaux (taxe foncière et taxe d’habitation). Attention, si ces derniers ont fait l’objet d’un dégrèvement, d’une exonération ou d’un abattement, conservez-les pendant 3 ans !
Si vous avez des questions d’ordre juridique ou fiscal sur ce sujet, connectez-vous ou créez votre espace adhérent Gererseul et posez vos questions directement à nos partenaires dans l’onglet “Mes services exclusifs ” puis « Assistance fiscale/juridique »(service réservé à nos abonnés payants).