État des lieux d’entrée : réalisation, contenu, modifications

Il est d’usage que vous, bailleur, et votre locataire constatiez ensemble l’état du logement au moment de la remise des clés. Cet état des lieux servira de point de comparaison lors du départ de votre locataire, puisqu’un état des lieux de sortie sera réalisé à ce moment-là afin de constater les différences apparues entre les deux états des lieux.

Pour découvrir les informations communes à l’état des lieux d’entrée et celui de sortie vous pouvez consulter notre dossier : « État des lieux : définition, obligations, coût ».

L’état des lieux d’entrée est lui, réalisé le jour de la remise des clés au locataire. Mais avant de réaliser cet état des lieux vous devez vous assurer, propriétaire, que votre logement contient bien tous les éléments indiqués dans le contrat de location signé entre les parties. Et peu importe le type de bail (bail nu ou bail meublé).

Comment réaliser l’état des lieux d’entrée ?

Lors de l’état des lieux d’entrée vous devrez vérifier et noter attentivement l’état intrinsèque des équipements et du logement lui-même : sols, plafonds, murs, fenêtres, radiateurs, robinetterie, installations électriques, serrures, etc.

Tout doit être décrit avec précision, et ce, dans chaque pièce du logement.

Exemple : s’il y a une cuisine équipée, notez chaque type d’appareil présent et vérifiez qu’ils fonctionnent. Pour les locations meublées, tous les meubles doivent faire l’objet d’une appréciation. Il faut, bien sûr, mentionner les « défauts ». Par exemple, si la tapisserie est défraîchie, notez-le. Idem si le parquet a quelques lames en moins dans un coin ou si une armoire intégrée au mur a des étagères un peu abîmées. Le but est évidemment que vous soyez tous deux d’accord sur la description faite dans le document.

Vous devrez remettre à votre locataire un exemplaire du document (signé par vous deux) lorsque vous quitterez le logement à l’issue de cet état des lieux. Vous devrez également conserver un exemplaire.  

Cet état des lieux, réalisé à l’amiable et comportant vos deux signatures est dit « contradictoire ». Il atteste que les deux parties sont d’accord sur son contenu et lui seul a une valeur juridique, contrairement à un état des lieux qui ne serait signé que par une seule des parties. Il est aussi possible de faire réaliser cet état des lieux par un huissier de justice, mais toujours avec les deux signatures pour être contradictoire.

Pour éviter les désaccords et conflits lors de cet état des lieux d’entrée vous pouvez, si votre locataire en est d’accord, convenir d’appliquer une grille de vétusté, dès la signature du contrat de bail. Ce type de grille est couramment utilisé dans le domaine des réparations locatives comme nous le mentionnons dans notre dossier : « Quels sont les travaux à la charge du propriétaire ? ».

État des lieux d’entrée : contenu

Dans la forme, le document utilisé lors de la réalisation de l’état des lieux d’entrée doit mentionner :

  • qu’il s’agit d’un état des lieux d’entrée,
  • la date de réalisation de l’état des lieux,
  • l’adresse du logement concerné,
  • les noms et coordonnées des parties (le locataire, le bailleur et/ou son mandataire),
  • les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau, de gaz ou d’électricité,
  • la destination des clés donnant accès aux locaux privés ou communs,
  • l’état précis de tous les équipements et des différents éléments (murs, plafonds, fenêtres, appareils électriques, …) au sein du logement,
  • la signature de chaque partie (propriétaire et locataire).

Vous pourrez également mentionner toutes vos observations et vos réserves qui découlent de la réalisation de l’état des lieux. Pour être plus complet vous pourrez également y ajouter des photos prises lors de cet évènement. Moins vous laisserez de place à l’à peu près, et plus vous limiterez les contestations possibles de vos locataires, au moment de son départ.

Un modèle-type d’état des lieux a été édicté par les Pouvoirs Publics le 30 mars 2016, conforme au décret n° 2016-382 qui en fixe le contenu obligatoire.  

Cet état des lieux d’entrée est souvent réutilisé à la toute fin du bail, lorsque votre locataire quittera les lieux. Les propriétaires le comparent à l’état des lieux de sortie afin de trouver d’éventuelles différences.

Par ailleurs, certains propriétaires ne souhaitent pas attendre la fin du bail afin de vérifier l’état de leur logement. Mais étant donné que la loi ne prévoit pas de droit de visite annuelle, les propriétaires devront insérer dans le bail une clause leur octroyant un droit de visite, si bien sûr leur locataire est d’accord. Dans ce cas, l’état des lieux d’entrée pourra servir de référence lors de la visite.

Nous avons d’ailleurs rédigé un dossier sur la possibilité, pour un propriétaire, de vérifier l’état d’entretien de son logement en cours de bail.

Peut-on modifier l’état des lieux d’entrée malgré notre signature ?

Vous pourrez modifier l’état des lieux d’entrée même si les deux parties l’ont signé. Cela se fait notamment à la demande du locataire lorsque ce dernier souhaite insérer de nouvelles informations. Mais dans ce cas, il doit respecter certains délais :

  • En règle général, le locataire dispose de 10 jours à partir de la réalisation de l’état des lieux pour apporter des modifications ;
  • Si les modifications portent sur l’état des éléments de chauffage alors elles doivent intervenir lors du 1er mois de la période de chauffe.

Attention : si vous refusez de prendre en compte les modifications voulues par le locataire, alors ce dernier pourra saisir la commission départementale de conciliation dont dépend votre logement.

Absence d’état des lieux d’entrée : quelles conséquences ?

Ne pas réaliser d’état des lieux d’entrée serait contraire à la loi et irait à l’encontre de vos intérêts. Car, en cas de logement dégradé en fin de bail, il vous faudrait démontrer que vous aviez délivré un logement en bon état d’usage au démarrage du contrat de bail, et que les dégradations que vous invoquez ont été causées par le locataire. Ce qui sera difficile sans état des lieux officiel, en bonne et due forme.

Si l’état des lieux n’a pas été réalisé parce que le locataire l’a refusé, ce dernier prend les mêmes risques. C’est-à-dire qu’en cas de conflit, la justice considérera, en l’absence d’état des lieux, que le locataire a reçu un logement en bon état. Si ce n’est pas le cas alors le locataire devra prouver le contraire.

Si aucun état des lieux n’a été effectué, négligence due aux 2 parties, alors le locataire sera présumé avoir reçu le logement en bon état.

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