Comme dans les baux d’habitation classiques, la signature électronique d’un bail commercial est autorisée mais uniquement pour le locataire, pas pour les garants. Ce bail ne peut donc pas encore être 100 % numérisé, s’il comprend un garant.
La signature électronique va fêter ses 20 ans !
On la pense récente, mais cela fait une décennie (la loi du 13 mars 2000 a donné une valeur identique aux signatures électronique et manuscrite) que la signature dématérialisée existe. Toutefois, lors de sa mise en place, elle n’a pas concerné tous les domaines économiques. Elle s’est répandue doucement mais sûrement. En matière de baux immobiliers, c’est aujourd’hui possible et Gererseul.com vous offre désormais la possibilité de faire signer vos baux électroniquement, en toute sécurité.
Comment faire signer le bail commercial, par le locataire, électroniquement ?
Si faire visiter à votre futur locataire commerçant le local qui va constituer son lieu d’activité professionnelle est évidemment indispensable, une réunion entre vous et lui spécifiquement dédiée à la signature du bail n’a plus forcément lieu d’être. Si votre locataire accepte les conditions du bail commercial que vous avez éventuellement discutées par mail – avec toutes les clauses autorisées : voyez nos fiches dédiées au domaine du bail commercial – vous pouvez préparer un bail à signer électroniquement.
Après avoir contrôlé la véracité des informations fournies par le locataire, vérifiez l’exactitude des informations inscrites dans le bail (adresse, nom, n° SIRET, n° TVA intracommunautaire, etc.). Envoyez ensuite à votre locataire, par mail, le bail à relire et à signer électroniquement.
Le process de signature électronique consiste à entrer un code transmis, par SMS (sur téléphone mobile), par une société spécialisée qui vérifie l’identité du signataire. Il faut ensuite écrire une mention avec son nom et cliquer sur le bouton « signer ». L’opération ne nécessite que quelques minutes.
Le document signé est ensuite « verrouillé » informatiquement pour qu’aucune modification ne puisse y être apportée. Il est ensuite conservé sur un serveur sécurisé pendant plusieurs années. En plus du bail signé électroniquement peuvent être aussi conservés des informations comme le les noms et prénoms des signataires, avec leurs adresses e-mail et IP, ainsi que la date et l’heure de signature du bail.
Attention ! Le garant ne peut pas utiliser la signature électronique
Si le bail commercial prévoit la signature d’un acte de cautionnement, la numérisation du bail est alors impossible, puisque la signature électronique n’est pas encore possible dans les documents concernant les garants. Or ceux- ci font partie intégrante du bail, contrairement aux baux d’habitation pouvant comprendre les actes de cautionnement à part. Il semblerait toutefois, d’après les professionnels, que les Pouvoirs Publics aient oublié de préciser cette possibilité. Il faudra donc attendre le OK clair des Pouvoirs Publics avant de faire signer numériquement les actes de cautionnement. Cela ne devrait pas tarder.
Bail commercial et signature électronique : Quels sont les avantages ?
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Gagner du temps et de l’argent
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En permettant la dématérialisation du bail, la signature électronique permet de supprimer des RDV superflus… et chronophages. Sans compter que les envois postaux ou les déplacements pour les RDV ont un coût !
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Etre écologiquement responsable
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Si la signature électronique présente des avantages pratiques pour vous, bailleur, elle représente aussi une bonne façon d’être éco responsable. Ainsi, en n’imprimant pas le contrat de location, vous faites un geste pour la planète ; les baux commerciaux comptant souvent des dizaines de pages…
Bail commercial et signature électronique : Le locataire peut il refuser la signature ?
Oui, car dans un contrat privé, les deux parties doivent être d’accord non seulement sur le fond mais aussi sur la forme. Ainsi, si le commerçant insiste pour signer sur papier alors que vous lui avez bien expliqué la validité juridique d’une signature électronique, vous n’avez d’autre choix que d’accepter.
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