Lorsque vous signez un bail d’habitation, le loyer fixé comprend généralement un montant charges comprises. Ce montant intègre des provisions pour charges, qui ne sont qu’une avance versée par le locataire.
Chaque année, le bailleur doit comparer ces provisions avec les dépenses réellement engagées et procéder à ce qu’on appelle la régularisation des charges locatives.
En 2025, les règles restent fondées sur la loi du 6 juillet 1989 et sur la liste des charges récupérables définie par le décret du 26 août 1987. Les obligations de transparence, d’information et de justification ont toutefois été renforcées par les décisions de justice récentes et par les recommandations administratives.
Charges locatives et régularisation : le cadre légal en 2025
Les charges locatives sont des dépenses payées initialement par le bailleur, mais refacturables au locataire lorsqu’elles figurent dans la liste limitative du décret de 1987.
Les provisions versées par le locataire tout au long de l’année doivent faire l’objet d’un ajustement annuel, permettant soit de réclamer un complément, soit de rembourser un trop-perçu.
Il est important de distinguer deux systèmes fréquents dans les baux :
Les provisions pour charges impliquent une régularisation annuelle obligatoire.
Le forfait de charges n’ouvre droit à aucune régularisation : le montant reste fixe, quel que soit le niveau réel des dépenses.
Dans les colocations et dans les locations meublées conclues depuis le 27 mars 2014, le forfait de charges est courant et exclut toute régularisation.
Dans un bail mobilité, les charges doivent obligatoirement être fixées sous forme de forfait non régularisable.
Quelles charges restent récupérables sur le locataire en 2025 ?
La liste des charges récupérables demeure strictement encadrée : seules les dépenses apparaissant dans le décret de 1987 peuvent être refacturées au locataire.
Les charges sont réparties en plusieurs grandes catégories correspondant aux dépenses courantes d’eau, d’énergie, d’entretien, de services collectifs et de taxes spécifiques.
Eau, chauffage et énergie
Sont récupérables sur le locataire :
L’eau froide et éventuellement l’eau chaude lorsqu’il s’agit d’une installation collective ;
L’eau utilisée pour l’entretien des parties communes ;
Les produits, traitements et petites fournitures liés à l’exploitation des installations ;
Les dépenses d’énergie nécessaires au fonctionnement du chauffage collectif, de l’eau chaude collective et des équipements communs.
Ascenseur et charges d’entretien des équipements collectifs
Sont récupérables :
L’électricité de l’ascenseur ;
Les visites d’entretien et l’exploitation courante ;
Les petites réparations comme les boutons, les paumelles, les lampes de cabine ou les fusibles.
En revanche, les réparations lourdes ou les remplacements d’éléments majeurs demeurent entièrement à la charge du bailleur.
Parties communes intérieures et extérieures
Sont récupérables, lorsque prévu par le décret :
L’éclairage des parties communes ;
Le nettoyage, la désinfection et la désinsectisation ;
L’entretien du vide-ordures, de la minuterie, des tapis et des appareils de propreté ;
Les fournitures d’entretien ;
L’entretien des voies de circulation, parkings, abords, espaces verts et aires de jeux.
Taxes et redevances récupérables
Le bailleur peut refacturer au locataire plusieurs taxes ou redevances, notamment la TEOM (taxe d’enlèvement des ordures ménagères), la taxe de balayage lorsqu’elle existe, ainsi que la redevance d’assainissement.
Régularisation des charges : procédure à suivre
Préparer le décompte annuel
Une fois par an, le bailleur doit comparer :
Le total des provisions pour charges appelées au locataire ;
Le total des dépenses réellement engagées.
La différence entre ces deux montants constitue soit un complément de charges à réclamer, soit un trop-perçu à rembourser.
Il est indispensable de présenter un décompte de charges détaillé, ventilé par catégories de dépenses.
Informer le locataire un mois avant la régularisation
Un mois avant la régularisation, le bailleur doit transmettre au locataire :
Un décompte précis des charges ;
Le mode de répartition si le logement est en copropriété ;
Une note explicative concernant les charges de chauffage ou d’eau chaude collective lorsque c’est applicable.
Le bailleur peut envoyer ces éléments par courrier ou par voie électronique en conservant une preuve de transmission.
Mettre les justificatifs à disposition pendant six mois
Le bailleur doit tenir à disposition du locataire, pendant six mois à compter de l’envoi du décompte :
Les factures d’eau, d’énergie, d’entretien ;
Les relevés de charges de copropriété ;
Les avis de taxe foncière comportant la TEOM.
Les justificatifs peuvent être consultés physiquement ou transmis sous format numérique, ce qui est désormais courant.
Délai de prescription
Le délai de prescription pour réclamer ou contester une somme liée aux charges locatives est de trois ans.
Cela concerne autant les compléments que les demandes de remboursement de trop-perçu.
Si le bailleur ne procède pas à la régularisation dans l’année suivant l’exigibilité, le locataire peut demander un étalement du paiement sur douze mois.
Cas particuliers : colocation, meublé, bail mobilité
Colocation et meublé avec forfait de charges
Lorsque le bail prévoit un forfait de charges, aucune régularisation n’est possible.
Le forfait reste dû, même si les dépenses réelles sont très différentes du montant fixé dans le contrat.
Location meublée classique
Pour les locations meublées à usage de résidence principale, le bailleur peut choisir entre provisions et forfait.
Le choix des provisions impose la régularisation annuelle.
Le choix du forfait simplifie la gestion mais empêche tout ajustement ultérieur.
Bail mobilité
Dans ce type de bail d’une durée maximale de dix mois, les charges doivent obligatoirement être fixées sous forme de forfait non régularisable.
Le bailleur doit donc veiller à ajuster correctement ce montant dès la signature.
Bonnes pratiques pour éviter les litiges
Pour éviter les contestations, il est conseillé de :
Documenter clairement chaque dépense ;
Veiller à respecter strictement la liste des charges récupérables ;
Présenter un décompte clair et lisible au locataire ;
Anticiper l’évolution des dépenses, notamment énergétiques, pour éviter les écarts trop importants entre provisions et dépenses réelles.
Une bonne maîtrise des charges locatives contribue à préserver la rentabilité du bien et à maintenir une relation sereine avec le locataire.