Si les charges de copropriétés sont réglées par les copropriétaires, ceux-ci peuvent récupérer une partie de la somme dépensée auprès du locataire.
Dans le cadre d’une copropriété, le locataire d’un logement est tenu de payer au bailleur des charges dites locatives. Le bailleur emploie plutôt le terme de charges récupérables, car dans les faits, c’est lui qui règle les charges du logement avant de demander au locataire de le rembourser, en fonction de sa quote-part.
Comment sont réglées et récupérées des charges locatives ?
Le propriétaire du logement règle régulièrement des charges auprès du syndic de copropriété. Le remboursement obtenu auprès du locataire se fait chaque mois par provisions. Il s’agit donc d’une somme fixe qui s’ajoute à chaque échéance au loyer (les fameuses charges). La somme demandée au locataire doit être intégralement justifiée.
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Une fois par an, le propriétaire bailleur procède à la régularisation des charges, laquelle lui permet de vérifier si l’argent collecté auprès du locataire a bien couvert toutes ses charges. Si ce n’est pas le cas, il peut demander un complément au locataire, puis réajuster le montant des charges pour l’année suivante. Si le bailleur constate un trop perçu, il peut rembourser le locataire et/ou baisser le montant des charges.
Un mois avant la régularisation des charges, le bailleur transmet au locataire un décompte des charges locatives par nature (entretien, eau, chauffage, ascenseur, frais de personnel…). Il transmet également le mode de répartition des charges par logement, ainsi qu’une note d’information expliquant le calcul des charges et de la répartition.
Dans le cas où la copropriété donne la possibilité technique d’individualiser les charges (chauffage, eau, etc.), le bailleur doit régulièrement fournir au locataire ses informations de consommation. Pour les éléments non individualisés, c’est la quote-part du logement qui sera supportée par le locataire.
Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?
Toutes les installations individuelles présentes dans le logement, ou spécifiquement destinés au logement, doivent être remboursées par le locataire : raccordement, réglage, entretien, dépannage, etc.
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L’entretien de la copropriété
Toutes les charges liées aux parties communes de l’immeuble sont à la charge du locataire : la prestation de l’entreprise de nettoyage ou les frais spécifiques lorsqu’ils sont détaillés : les frais de personnel, les produits d’entretien, l’électricité, les réparations, etc.
L’entretien des espaces extérieurs
Une partie des frais liés aux espaces extérieurs peuvent être récupérés auprès du locataire : les espaces verts, les aires de stationnement, les voies de circulation, les jeux pour enfants.
L’eau
Les frais liées à l’eau utilisée dans la copropriété sont supportés par le locataire : le système d’arrivée et de distribution, l’équipement du chauffage de l’eau, l’eau utilisée pour l’entretien des parties communes et des espaces extérieurs, l’entretien des équipements, les frais de traitement de l’eau, les réparations, etc.
Le chauffage collectif
Lorsque la copropriété utilise un système de chauffage collectif, les frais inhérents sont également supportés par le locataire : les frais de fonctionnement, l’entretien de l’équipement, les réparations, l’exploitation des compteurs, etc.
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L’ascenseur
Si la copropriété dispose d’un ascenseur, une partie de son coût de fonctionnement peut être récupéré auprès du locataire : l’entretien, le nettoyage, les visites techniques, les réparations, l’électricité utilisée, l’examen des câbles (réalisé deux fois par an), les frais de dossier (l’entreprise chargée de l’entretien tient un dossier de suivi dont elle facture la tenue à la copropriété).
En revanche, le contrôle technique réalisé tous les cinq ans ne doit pas être supporté par le locataire.
Les taxes et redevances
Le locataire supporte certaines sommes payées aux collectivités : la redevance d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage, les frais d’assainissement, etc.
Le personnel de l’immeuble
Si la copropriété emploie un salarié, le salaire brut de celui-ci est récupérable auprès du locataire. Ce salaire brut comprend les cotisations sociales et les charges fiscales. S’il s’agit d’un gardien d’immeuble ou d’un concierge, si celui-ci assure l’entretien de l’immeuble, le bailleur ne peut récupérer auprès du locataire que 75% du salaire brut. Si le gardien ou concierge ne participe pas à l’entretien, seulement 40% du salaire peuvent être récupérés.
Certains éléments de la paie de l’employé, du concierge ou du gardien ne peuvent pas faire l’objet d’une récupération auprès du locataire : les avantages en nature, les intéressements et participation aux bénéfices, les primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, les cotisations à la mutuelle complémentaire, etc.