Documents à fournir pour une location avec garant : la liste complète (et ce que la loi interdit d’exiger)

Avant de collecter un dossier “garant”, sécurisez l’essentiel : qui se porte garant, quelles pièces sont légalement recevables et les pièges à éviter (demandes intrusives, documents obsolètes, signatures non conformes). L’objectif : vérifier la solvabilité réelle du garant sans sortir du cadre légal, puis formaliser l’engagement avec un acte de cautionnement valable (simple ou solidaire).

Réponse rapide : un dossier garant solide tient sur 5 familles de pièces : (1) identité, (2) domicile, (3) activité professionnelle, (4) revenus/ressources, (5) acte de cautionnement. Le reste est superflu, et certaines demandes sont interdites (relevés bancaires, état civil détaillé, santé, casier…).

Qui peut se porter garant ? (personne physique, personne morale, dispositifs publics)

Un garant n’est pas un dépôt de garantie : c’est une personne ou un organisme qui s’engage par écrit à régler les dettes locatives du locataire en cas de défaut (loyers, charges, accessoires, dégâts selon l’acte). Trois catégories existent :

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Personne physique : parent, proche, ami. Solution la plus courante. On apprécie la stabilité des revenus (salariat, retraite, profession libérale) et la capacité à faire face à l’aléa (épargne, patrimoine).

Personne morale : entreprise, association, parfois l’employeur du locataire. Exigez les pièces d’existence légale (Kbis/statuts) et l’identité du représentant habilité à signer.

Dispositifs de cautionnement : notamment Visale (Action Logement), gratuit pour le locataire selon critères d’éligibilité. Ici, c’est l’organisme qui devient garant dans les limites prévues par son attestation.

Pour le bailleur, le choix se fait sur des critères objectifs : régularité et niveau de revenus, lisibilité des justificatifs, facilité d’exécution en cas d’impayé (un garant à l’étranger peut compliquer les démarches), et qualité de l’acte signé (simple vs solidaire : en solidaire, l’appel au garant peut intervenir dès le premier impayé).

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À noter : les assurances GLI (garantie loyers impayés) ne se cumulent généralement pas avec un garant personne physique (hors cas particuliers prévus par certains contrats pour les étudiants/apprentis). Si vous optez pour une GLI, vérifiez les conditions avant de constituer un dossier garant.

La liste des pièces autorisées : le socle commun (5 familles)

Référence utile : la liste des justificatifs réclamables au garant est encadrée (décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015). On reste sur 5 familles de pièces. Demander autre chose expose à un refus légitime… et à un dossier RGPD mal tenu.

1) Justificatif d’identité (en cours de validité)

Carte nationale d’identité, passeport ou permis de conduire. Copie nette (recto/verso si applicable), identité qui correspond à l’acte de cautionnement et aux autres pièces.

2) Justificatif de domicile

Un seul document récent (idéalement < 3 mois) suffit : quittance de loyer, facture d’énergie/eau, attestation d’assurance habitation, ou avis de taxe foncière/titre de propriété. Pour un garant hébergé : attestation d’hébergement + pièce d’identité de l’hébergeant + justificatif de domicile de l’hébergeant.

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3) Justificatif d’activité professionnelle

Selon le profil :

• Salarié : contrat de travail (ou attestation employeur < 30 jours) précisant la nature du contrat + date d’embauche.
• Indépendant/profession libérale : immatriculation (INSEE/SIREN, Kbis ou D1), carte pro le cas échéant.
• Fonctionnaire : arrêté de titularisation ou attestation de l’administration.
• Personne morale garante : Kbis (< 3 mois) ou statuts, + pièce d’identité du représentant mentionné.

4) Justificatifs de revenus/ressources

Objectif : vérifier une solvabilité durable, pas l’intimité financière. Fournir des preuves cohérentes (au moins deux sources quand c’est possible) :

• Dernier avis d’imposition (ou de non-imposition).
• Salarié : 3 derniers bulletins de salaire (préciser si primes variables).
• Indépendant : deux derniers bilans ou attestation de ressources établie par un comptable.
• Retraite/allocations : justificatifs de pensions et prestations (3 derniers mois) ou ouverture de droits.
• Revenus complémentaires : fonciers, rentes, capitaux mobiliers (attestations officielles).

Bon réflexe : contrôler la cohérence revenus ↔ activité ↔ avis d’imposition, et la fraîcheur des pièces.

5) Acte de cautionnement (simple ou solidaire)

Le document qui formalise l’engagement du garant. Il doit mentionner :

• Identité complète des parties, logement concerné et référence au bail.
• Nature de la caution (simple ou solidaire) et étendue de l’engagement (loyers, charges, accessoires, dégradations si prévu).
• Durée (déterminée ou indéterminée avec conditions de résiliation) et, si prévu, plafond ou modalités d’assiette.
• Date et signature du garant (manuscrite ou électronique conforme).
  
  Astuce rédaction : rappeler clairement que, en caution solidaire, le bailleur peut appeler le garant dès le premier impayé.

Variantes selon le profil du garant (cas par cas)

Tous les dossiers ne se ressemblent pas. Adaptez la liste de pièces au profil du garant pour éviter les demandes inutiles… et les trous qui feront trébucher la sélection.

Garant salarié (CDI / CDD / intérim)

À fournir :

• Contrat de travail (ou attestation employeur < 30 jours précisant type de contrat, date d’embauche, rémunération).
• 3 derniers bulletins de salaire (mention des primes, variables, heures sup si récurrentes).
• Dernier avis d’imposition.

À vérifier : stabilité (ancienneté, fin de période d’essai), régularité des revenus, cohérence entre bulletins et avis d’imposition.

Piège courant : CDD très court ou intérim irrégulier → apprécier la récurrence des missions plutôt que le dernier mois flatteur.

Garant indépendant / entrepreneur / profession libérale

À fournir :

• Immatriculation (INSEE/SIREN) + Kbis/D1 ou justificatif d’activité libérale.
• Deux derniers bilans (ou attestation de ressources signée d’un expert-comptable si bilan récent indisponible).
• Dernier avis d’imposition.

À vérifier : revenus moyennés sur 2 ans, charges professionnelles, tendance du résultat, régularité des encaissements.

Piège courant : confondre CA et revenu ; exiger une attestation comptable quand le bilan ne traduit pas l’activité du moment.

Garant fonctionnaire / agent public

À fournir :

• Arrêté de titularisation ou attestation d’employeur public.
• 3 derniers bulletins de salaire.
• Dernier avis d’imposition.

À vérifier : statut (titulaire vs contractuel), primes récurrentes vs exceptionnelles, retenues.

Atout : forte prévisibilité des revenus.

Garant retraité

À fournir :

• Justificatifs de pensions (3 derniers mois ou attestation annuelle).
• Avis d’imposition.
• Revenus complémentaires éventuels (fonciers, rentes).

À vérifier : cumuls (retraite + loyers), stabilité, absence d’emprunts lourds (sans demander de pièces interdites).

Atout : revenus réguliers et prévisibles.

Garant parent d’étudiant / jeune actif

À fournir :

• Pièces du garant (salarié/indépendant, cf. ci-dessus).
• Le cas échéant, attestation de prise en charge des dettes locatives du locataire.

Alternative utile : Visale peut remplacer le garant selon l’éligibilité du locataire (à vérifier avant de collecter le dossier garant).

Garant résidant à l’étranger

À fournir :

• Pièces équivalentes (identité, domicile, activité, revenus) traduites par un traducteur assermenté ; idéalement apostille selon pays.
• Coordonnées complètes et adresse de signification.

À vérifier : exécutabilité en cas d’impayé (coût/complexité), cohérence des documents étrangers.

Conseil : si exécutabilité incertaine, privilégier GLI ou Visale.

Personne morale garante (entreprise, association)

À fournir :

• Kbis < 3 mois (ou statuts + preuve d’immatriculation).
• Pièce d’identité du représentant et pouvoir de signature si nécessaire.
• Attestation de capacité financière (ou élément comptable probant).

À vérifier : pouvoir de signature, solidité financière, correspondance entre l’objet social et la garantie accordée.

Piège : acte signé par un salarié non habilité → exiger le justificatif d’habilitation (pouvoir/mandat, délégation).

Niveau de ressources attendu : apprécier (vraiment) la solvabilité du garant

Il n’existe pas de seuil légal unique. On raisonne en taux d’effort et en stabilité des revenus, avec une vision globale (profil, foyer, pérennité). La pratique du marché : viser un taux d’effort ≤ 33 % et rester dans la fourchette 2,5 à 3× le loyer (souvent loyer charges comprises). Ce n’est pas une règle absolue : on accepte parfois un peu plus si le reste à vivre est confortable et les revenus très réguliers.

Méthode simple (recommandée)

1. Calculez le taux d’effort :
   
   taux d’effort = loyer (CC) / revenus nets mensuels stables du garant.
   • ≤ 33 % : confortable
   • 34–38 % : tolérable si CDI établi / pension stable et reste à vivre suffisant
   • 38–40 % : fragile, demander garanties complémentaires (co-garant, Visale/GLI selon cas)
2. Appréciez la stabilité : CDI hors période d’essai, pension retraite, revenus libéraux réguliers (attestation comptable), historique bilans pour indépendants.
3. Nettoyez les revenus : retenez les revenus récurrents (salaire net, pensions). Écartez les primes exceptionnelles, dividendes irréguliers, bonus non garantis.
4. Vérifiez la cohérence documentaire : bulletins ↔ avis d’imposition ↔ attestation employeur / bilans.
5. Regardez le foyer : plus il y a de personnes à charge, plus le reste à vivre doit être confortable.

Exemples éclair

• Garant salarié : 2 600 € nets / mois, loyer 900 € CC → 34,6 %. Acceptable si CDI stable et charges de famille limitées.
• Indépendant : attestation comptable 3 200 € nets moyens / mois, loyer 1 000 € CC → 31 %, OK si bilans cohérents et activité pérenne.

Cas particuliers

• Co-garants : possible ; faites un acte par garant et précisez la solidarité (ou la part de chacun).
• Garant à l’étranger : même logique, mais prudence sur l’exécution (privilégier un co-garant local ou une GLI quand c’est admissible).
• Étudiants/jeunes : Visale remplace souvent avantageusement un garant personne physique.

À éviter

• Critères flous ou variables au gré des dossiers : tenez une grille objective (taux d’effort, stabilité, cohérence des pièces).
• Demandes intrusives : pas de relevés bancaires ni d’informations médicales ou d’état civil détaillé.
• Discriminations : restez sur des critères strictement financiers et vérifiables.

Les documents interdits (et pourquoi)

Le dossier du garant doit rester strictement limité aux pièces prévues par la réglementation. Tout ce qui sort de ce périmètre relève d’une collecte excessive, contraire au respect de la vie privée et au principe de minimisation des données. Concrètement, on n’exige ni relevés de comptes bancaires, ni détails d’emprunts en cours, ni justificatifs médicaux, ni informations sur l’état civil au-delà de l’identité (acte de mariage, PACS, jugement de divorce), ni extrait de casier judiciaire. On ne demande pas non plus des documents « intrusifs » destinés à vérifier le mode de vie, les opinions, la santé ou l’historique personnel du garant.

La logique est simple : prouver l’identité, l’adresse, l’activité et le niveau de ressources suffit à apprécier une solvabilité. Les pièces autorisées couvrent déjà ces besoins (pièce d’identité, justificatif de domicile, contrat ou attestation d’emploi, avis d’imposition, bulletins, bilans, attestations de pensions). Aller plus loin n’apporte pas d’information juridiquement utile, expose à des contestations et détériore la relation bailleur–garant.

En cas de demande intempestive, répondez posément en rappelant le cadre. Un message bref fonctionne très bien : « Pour constituer mon engagement de caution, je fournis l’ensemble des pièces prévues par la réglementation (identité, domicile, activité, revenus, acte de cautionnement). Les documents supplémentaires sollicités relèvent d’informations personnelles non requises pour l’évaluation de la solvabilité. Je reste bien sûr disponible si vous souhaitez un document équivalent parmi la liste autorisée. »

Acte de cautionnement : clauses essentielles + modèle commenté

L’acte de cautionnement est le document qui engage juridiquement le garant. Il doit identifier clairement les parties (bailleur, locataire, garant), le logement et le bail concernés, préciser la nature de la garantie (simple ou solidaire), l’étendue de l’engagement (loyers, charges, accessoires et, si prévu, dégradations), sa durée et, idéalement, un plafond ou une assiette de calcul. Mentionnez sans ambiguïté qu’en caution solidaire, le bailleur peut appeler le garant dès le premier impayé. La signature peut être manuscrite ou électronique ; l’essentiel est que les mentions obligatoires soient lisibles et que l’identité du signataire soit vérifiable. La reproduction manuscrite « à la ligne près » n’est plus exigée, mais l’acte doit rester explicite, daté et signé.

À surveiller en pratique : la durée (déterminée avec date de fin, ou indéterminée avec modalités de résiliation), la capacité du signataire (pouvoirs pour une personne morale), la cohérence de l’adresse du garant avec son justificatif de domicile, et l’information donnée au garant sur la portée de son engagement. En cas d’ajout ou de modification substantielle du bail (colocataire supplémentaire, changement d’usage), faites signer un avenant à la caution.

FAQ

Un bailleur peut-il exiger des relevés bancaires du garant ?

Non. Les relevés, informations de santé, situation familiale détaillée ou casier judiciaire ne font pas partie des pièces autorisées. Restez sur identité, domicile, activité, revenus et acte de cautionnement.

Quel niveau de ressources faut-il pour être garant ?

Il n’existe pas de seuil légal. En pratique, un taux d’effort autour de 33 % et des revenus 2,5 à 3 fois le loyer charges comprises sont des repères. La stabilité des revenus compte autant que le montant.

Peut-on cumuler garant et assurance loyers impayés (GLI) ?

En principe non, sauf cas particuliers prévus par certains contrats pour les étudiants/apprentis. Vérifiez votre police avant de constituer un dossier avec garant.

Un garant à l’étranger, c’est valable ?

Oui, mais l’exécution en cas d’impayé est souvent plus complexe et coûteuse. Exigez des pièces traduites par un traducteur assermenté et, si nécessaire, une apostille. Évaluez l’option Visale ou une GLI si exécuter à l’étranger paraît illusoire.

La signature électronique de l’acte de cautionnement est-elle valable ?

Oui, à condition d’utiliser une signature électronique fiable (traçabilité, intégrité du document, identification du signataire). Conservez les certificats et le journal de signature.

La caution peut-elle résilier son engagement ?

Oui si l’acte le prévoit, mais la résiliation ne vaut que pour l’avenir et ne libère pas des dettes déjà nées. En durée déterminée, l’engagement cesse à l’échéance ; en durée indéterminée, suivez la procédure indiquée dans l’acte (souvent LRAR).

Combien de garants peut-on accepter ?

Plusieurs sont possibles. Faites un acte par garant et précisez la solidarité entre eux, ou la répartition des parts si vous ne souhaitez pas la solidarité.

Que faire si les pièces du garant sont incohérentes ?

Demandez des compléments strictement dans la liste autorisée et vérifiez les éléments de base (dates, identités, concordance avec l’avis d’imposition, immatriculations). Si la cohérence n’est pas établie, privilégiez un autre garant, Visale ou une GLI.