Définition et rôle du fonds de roulement
Le fonds de roulement peut financer des interventions urgentes et modestes, comme une réparation de serrure, un dépannage d’ascenseur ou une intervention ponctuelle sur des équipements communs. En revanche, il ne peut pas servir à régler des dépenses courantes déjà prévues au budget ni des travaux importants.
Le fonds de roulement est-il obligatoire ?
Le fonds de roulement n’est pas imposé par la loi de manière générale. Deux situations permettent toutefois de l’exiger légalement.
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Lorsqu’il est prévu dans le règlement de copropriété, son existence s’impose automatiquement aux copropriétaires. Le règlement peut préciser le montant cible, la méthode de calcul et les modalités de versement ou de reconstitution.
Lorsqu’il n’est pas prévu par le règlement, le fonds de roulement peut être créé par un vote en assemblée générale. Dans ce cas, une résolution spécifique doit être inscrite à l’ordre du jour, avec une justification claire et un chiffrage précis.
Sans clause réglementaire ni décision régulière d’AG, le syndic ne peut en aucun cas exiger une avance de trésorerie auprès des copropriétaires.
Vote en assemblée générale et majorités applicables
La création d’un fonds de roulement par l’assemblée générale repose en pratique sur un vote à la double majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965.
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Cette majorité renforcée vise à garantir l’adhésion du syndicat des copropriétaires, compte tenu du caractère durable et collectif de l’engagement financier.
La résolution doit préciser le montant cible, le mode de répartition par tantièmes, les modalités de versement et les règles de reconstitution lorsque le fonds est utilisé.
Une modification ultérieure du niveau du fonds ou de ses modalités suit la majorité indiquée dans la résolution initiale ou, à défaut, la majorité correspondant à la nature de la décision.
Quel est le montant raisonnable du fonds de roulement ?
La pratique admet un plafond raisonnable correspondant à 1/6 du budget prévisionnel annuel, soit environ deux mois de charges courantes.
Ce ratio permet de sécuriser la trésorerie sans immobiliser excessivement les fonds des copropriétaires ni contourner les mécanismes normaux de financement de la copropriété.
Un fonds trop élevé peut être contesté, notamment s’il excède les besoins réels de fonctionnement ou s’il est utilisé comme substitut au budget ou au fonds de travaux.
Calcul et répartition entre copropriétaires
La contribution de chaque copropriétaire est calculée au prorata des tantièmes de charges générales attachés à son lot.
La méthode consiste à partir du budget prévisionnel annuel, à appliquer le plafond retenu, puis à répartir le montant obtenu entre les lots selon la clé de répartition.
Par exemple, pour un budget annuel de 60 000 €, un fonds fixé à 1/6 représente 10 000 €. Un lot détenant 500 tantièmes sur 10 000 devra verser 500 €.
La résolution peut prévoir un versement en une seule fois ou un étalement sur plusieurs appels de charges afin de limiter l’impact financier immédiat.
Utilisation du fonds de roulement : ce qui est autorisé
Le fonds de roulement peut être utilisé pour régler des dépenses imprévues de faible ampleur, répondre à des urgences techniques ou compenser un décalage temporaire de trésorerie.
Il peut également pallier provisoirement les effets d’un impayé isolé, à condition que le syndic engage parallèlement les procédures de recouvrement.
Toute utilisation doit être justifiée, traçable et présentée aux copropriétaires dans les documents comptables et le rapport de gestion.
Ce que le fonds de roulement ne peut pas financer
Le fonds de roulement ne peut en aucun cas servir à financer des travaux lourds, programmés ou structurels, comme un ravalement, une réfection de toiture ou le remplacement d’un ascenseur.
Il ne doit pas non plus être utilisé pour couvrir durablement des charges courantes prévues au budget prévisionnel, ni des dépenses privatives.
Ces dépenses relèvent soit du budget annuel, soit du fonds de travaux, soit d’appels de fonds exceptionnels votés en assemblée générale.
Reconstitution et suivi comptable
Dès lors qu’une partie du fonds de roulement est consommée, sa reconstitution s’effectue selon les modalités votées par l’assemblée générale.
La résolution peut prévoir une reconstitution automatique au prochain appel de charges ou un étalement sur plusieurs échéances.
En comptabilité, les mouvements du fonds doivent apparaître distinctement, avec un suivi précis du solde, des utilisations et des reconstitutions.
Remboursement du fonds de roulement en cas de vente
Le fonds de roulement appartient au copropriétaire. Il est donc remboursable lors de la vente du lot.
Dans la pratique, soit le syndicat rembourse le vendeur après versement de la quote-part par l’acquéreur, soit l’acquéreur indemnise directement le vendeur chez le notaire.
L’information figure dans l’état daté fourni par le syndic, ce qui permet un règlement clair et sans litige au moment de la signature de l’acte authentique.
Différence entre fonds de roulement et fonds de travaux
Le fonds de roulement constitue une avance de trésorerie attachée au lot et remboursable au copropriétaire sortant.
Le fonds de travaux, issu de la loi ALUR, est une épargne obligatoire destinée aux travaux futurs et appartient définitivement au syndicat des copropriétaires.
Ces deux mécanismes poursuivent des objectifs distincts et ne doivent jamais être confondus ni utilisés indifféremment.
Questions fréquentes
Le fonds de roulement est facultatif sauf s’il est prévu par le règlement ou voté en assemblée générale.
Son montant doit rester proportionné au budget et son usage strictement limité à la trésorerie courante.
En cas d’utilisation abusive, les copropriétaires peuvent demander des explications écrites, faire inscrire une résolution corrective à l’ordre du jour ou contester la décision devant le tribunal judiciaire dans le délai légal.