La conservation des quittances de loyer est une obligation souvent sous-estimée, aussi bien par les propriétaires que par les locataires. Pourtant, ces documents constituent une preuve essentielle en cas de litige, de contrôle fiscal ou de contestation liée au paiement du loyer et des charges.
Savoir combien de temps garder une quittance de loyer permet d’éviter de nombreuses difficultés juridiques et administratives, tout en sécurisant la relation locative.
Quelle est la durée légale de conservation d’une quittance de loyer ?
La règle est claire : les quittances de loyer doivent être conservées pendant 3 ans après la fin du contrat de location.
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Cette durée s’applique aussi bien au propriétaire-bailleur qu’au locataire, quel que soit le type de logement concerné (location vide ou meublée à usage de résidence principale).
Concrètement, cela signifie que :
- pendant toute la durée du bail, les quittances doivent être conservées ;
- après la résiliation ou l’expiration du contrat, elles doivent encore être gardées 3 années supplémentaires ;
- la règle est identique pour les quittances papier et les quittances dématérialisées.
Ce délai correspond au délai de prescription légal, durant lequel une action en justice peut être engagée en cas de litige relatif au paiement des loyers ou des charges.
Pourquoi faut-il conserver les quittances de loyer ?
La conservation des quittances de loyer répond à une logique à la fois juridique, fiscale et pratique.
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Conformément à l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, le bailleur comme le locataire disposent d’un délai de 3 ans pour engager une action liée à l’exécution du contrat de location. Les litiges portent le plus souvent sur le paiement du loyer, la régularisation des charges ou la réalité des sommes versées.
Dans ce contexte, la quittance de loyer constitue une preuve écrite essentielle. Elle permet d’attester que le loyer a bien été payé, à la bonne date et pour le bon montant. En cas de désaccord, elle évite les contestations fondées uniquement sur des relevés bancaires parfois incomplets ou ambigus.
Pour le propriétaire, conserver les quittances permet également de justifier l’origine de ses revenus fonciers ou BIC en cas de contrôle fiscal. Pour le locataire, elles servent de justificatif de domicile, notamment pour des démarches administratives, bancaires ou sociales.
À quoi servent les quittances de loyer pour le propriétaire et le locataire ?
Les quittances de loyer n’ont pas la même utilité selon que l’on soit bailleur ou locataire, mais leur valeur probante est centrale pour les deux parties.
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Pour le propriétaire-bailleur, la quittance permet notamment :
- de prouver qu’il a respecté son obligation de délivrer une quittance au locataire lorsque celui-ci en fait la demande ;
- de démontrer la régularité des paiements en cas de litige ou de procédure judiciaire ;
- de justifier des revenus locatifs déclarés auprès de l’administration fiscale ;
- de conserver un historique fiable en cas de changement de gestionnaire ou de reprise en gestion directe.
Pour le locataire, la quittance constitue :
- une preuve du paiement effectif des loyers et des charges ;
- un moyen de contestation en cas d’erreur ou de surfacturation ;
- un justificatif officiel de domicile ;
- un élément clé pour constituer un dossier solide lors d’une nouvelle location ou d’une demande de crédit.
Dans les deux cas, l’absence de quittance fragilise la position de la partie concernée en cas de conflit.
Quels sont les risques en cas de non-conservation des quittances de loyer ?
Ne pas conserver les quittances de loyer expose aussi bien le propriétaire que le locataire à des difficultés importantes en cas de contrôle ou de litige.
Pour le propriétaire-bailleur, l’absence de quittances peut entraîner :
- l’impossibilité de prouver qu’il a bien remis les quittances au locataire lorsqu’elles ont été demandées ;
- une défense fragilisée en cas de contestation sur des loyers impayés ou des charges ;
- des complications lors d’un contrôle fiscal, notamment si l’administration soupçonne une dissimulation de revenus locatifs ;
- une perte d’historique en cas de revente du bien, de demande de financement ou de changement de mode de gestion.
Pour le locataire, les risques sont tout aussi concrets :
- l’absence de preuve du paiement des loyers et charges en cas de désaccord avec le bailleur ;
- des difficultés pour constituer un dossier de location ou de prêt bancaire ;
- la perte de justificatifs exigés pour certaines aides ou démarches administratives ;
- une position affaiblie en cas de procédure judiciaire liée au logement.
En pratique, l’absence de quittance oblige souvent à reconstituer les paiements à partir de relevés bancaires, ce qui reste moins clair et parfois insuffisant juridiquement.
Comment conserver les quittances de loyer en toute sécurité ?
Les quittances de loyer contiennent des données personnelles (identité, adresse, montants financiers). Leur conservation doit donc respecter des règles de sécurité, notamment depuis l’entrée en vigueur du RGPD.
Pour les quittances papier, il est recommandé de les conserver :
- dans un lieu fermé à clé (coffre, armoire sécurisée) ;
- à l’abri de l’humidité, du feu et des risques de perte.
Pour les quittances dématérialisées, la conservation doit se faire :
- sur un support sécurisé (serveur, disque dur protégé, espace cloud fiable) ;
- avec des accès limités et, si possible, une sauvegarde régulière.
Les quittances n’ont pas vocation à être transmises à des tiers ni conservées indéfiniment. À l’issue du délai légal de 3 ans après la fin du bail, elles doivent être supprimées ou détruites de manière sécurisée, afin de limiter les risques liés aux données personnelles.
FAQ :
Combien de temps faut-il garder une quittance de loyer ?
La quittance de loyer doit être conservée pendant 3 ans après la fin du bail, aussi bien par le propriétaire que par le locataire. Ce délai correspond au délai légal de prescription applicable aux litiges locatifs.
Le locataire doit-il aussi conserver ses quittances de loyer ?
Oui. Le locataire doit conserver ses quittances pendant 3 ans après la fin du contrat, car elles constituent une preuve du paiement des loyers, un justificatif de domicile et un document utile pour certaines démarches administratives ou bancaires.
Faut-il conserver les quittances même après un déménagement ?
Oui. Même après avoir quitté le logement, les quittances doivent être conservées pendant 3 ans, car un litige peut encore survenir après la restitution des clés (charges, solde de compte, contestation de paiement).
Les quittances de loyer dématérialisées ont-elles la même valeur que les quittances papier ?
Oui. Une quittance de loyer envoyée par voie électronique a la même valeur juridique qu’une quittance papier, à condition qu’elle soit lisible, complète et conservée de manière sécurisée.
Que faire si une quittance de loyer a été perdue ?
En cas de perte, il est possible de demander un duplicata au propriétaire. À défaut, des relevés bancaires peuvent servir de preuve de paiement, mais ils sont souvent moins précis et moins protecteurs juridiquement qu’une quittance.
Le propriétaire est-il obligé de fournir une quittance de loyer ?
Oui, mais uniquement si le locataire en fait la demande et si le loyer est intégralement payé (loyer et charges). La remise de la quittance est alors gratuite.
Quelle est la différence entre quittance de loyer et avis d’échéance ?
L’avis d’échéance (ou appel de loyer) est envoyé avant le paiement pour indiquer le montant à régler. La quittance de loyer est délivrée après paiement, pour attester que les sommes dues ont bien été réglées.
Que risque un propriétaire qui ne conserve pas les quittances ?
Le propriétaire peut rencontrer des difficultés en cas de litige avec le locataire, lors d’un contrôle fiscal ou pour justifier de ses revenus locatifs passés. L’absence de quittances affaiblit considérablement sa position juridique.
Peut-on conserver les quittances plus de 3 ans ?
Rien n’interdit de les conserver plus longtemps, mais ce n’est pas recommandé au regard du RGPD. Une fois le délai légal dépassé, les quittances doivent être supprimées ou détruites de manière sécurisée.
Les quittances de loyer doivent-elles être transmises à des tiers ?
Non. Les quittances contiennent des données personnelles et ne doivent pas être communiquées à des tiers, sauf obligation légale ou accord explicite de la personne concernée.