Signature électronique des états des lieux

A l’heure où l’on peut presque tout faire sur Internet, signer électroniquement de nombreux documents liés au bail de location semble être une évidence. Il est désormais possible que les signatures des deux parties soient électroniques et la signature des états des lieux en donne un bon exemple.

L’état des lieux d’entrée comme l’état des lieux de sortie sont deux actions très importantes de la vie du contrat de location. En tant que bailleur, réaliser de façon minutieuse ces deux documents vous protège en cas de dégradations constatées dans le logement (le locataire devra remettre en état à ses frais) et limite les contestations, nombreuses si l’état des lieux n’est pas rigoureux, à l’entrée comme à la sortie.

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La signature électronique des états des lieux parfaitement adaptée à la gestion locative

Gérerseul met à votre disposition la possibilité de faire signer la majorité des documents du contrat de location. Pour l’instant, toutefois, la signature des actes de cautionnement n’est pas encore possible, bien que les mentions obligatoirement manuscrites aient été supprimées. Un oubli, semble-t-il, des Pouvoirs Publics qui devrait être prochainement réparé. Consultez notre fiche Signature électronique des baux de location.

Les états des lieux, eux, peuvent être signés électroniquement, sans soucis. Nombre de bailleurs se déplacent aujourd’hui avec une tablette et, une fois l’état des lieux réalisés, signent électroniquement, ainsi que leur locataire, le document informatisé.

L’intérêt est que cela diminue les marges d’erreur, toujours possibles sur des écritures plus ou moins lisibles. Il est toutefois indispensable qu’en tant que bailleur, vous donniez accès à votre tablette au locataire afin que celui-ci puisse y inscrire aussi ses remarques.

Les forums Internet font état de nombreux locataires se plaignant de ne pas pouvoir, comme ils l’auraient pu sur des documents papier, inscrire leurs réflexions électroniquement… Bien entendu, il est indispensable qu’ils puissent le faire.

N’hésitez pas à vous reporter à nos fiches Que faire en cas de litige lié à un état des lieux d’entrée ? , Mon locataire refuse de signer l’état des lieux de sortie. Que faire ?

Beaucoup de locataires refusent également de signer électroniquement, pensant que le bailleur pourra, ensuite, modifier les informations à sa guise. Ils se trompent ! La signature électronique relève d’un process parfaitement sécurisé ; le document ne pouvant absolument pas être modifié, une fois signé par les deux parties.

La signature électronique consiste, en effet, à entrer un code transmis par SMS sur les téléphones portables, par une société spécialisée vérifiant l’identité des signataires. Il suffit ensuite, simplement, d’écrire une mention avec son nom et de cliquer sur le bouton « signer ».
Le document est ensuite « verrouillé » informatiquement, rendant impossible toute modification, puis est stocké pendant plusieurs années sur un serveur sécurisé.

A noter : si le locataire refuse absolument de signer électroniquement, vous ne pouvez pas l’y obliger. Enfin, n’oubliez pas que vous devez envoyer par mail à votre locataire le document sécurisé afin qu’il en garde une copie.

Si vous avez des questions d’ordre juridique ou fiscal sur ce sujet, connectez-vous ou créez votre espace adhérent Gererseul et posez vos questions directement à nos partenaires dans l’onglet « Mes services exclusifs » puis « Assistance fiscale/juridique » (service réservé à nos abonnés payants).

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